3 clés pour encaisser plus vite

 

 

Le délai de paiement de vos clients a un impact direct sur votre trésorerie, sur votre bilan, sur vos équilibres financiers, sur vos coûts de gestion (agios, financement, impayés etc…)

 1. Connaître ses clients

Choisir des clients solvables. Se renseigner sur leur capacité à régler leur facture (societe.com, infogreffe etc…) Le client existe-t-il depuis longtemps ?

Favoriser les clients qui règlent rapidement et amener les autres à en faire autant, par exemple en proposant un escompte contre un paiement comptant.

2. Un process de facturation optimal

Il faut facturer dès la vente ou la prestation effectuée. Ne pas attendre plusieurs semaines !

Définir un délai de paiement à ne pas dépasser.

Organiser le suivi et les relances : Qui suit le paiement des factures ? Qui effectue les relances ? La cadence des relances est-elle fixée et respectée ? Ai-je un tableau reporting pour la traçabilité de mes relances ?

Adapter les relances : Favoriser la relance téléphonique après une première relance courrier, envoyer une mise en demeure en recommandé, stopper les ventes futures en l’absence de règlement des factures impayées etc…

3. Impliquer l’ensemble des collaborateurs

L’encaissement des factures ne doit pas être le monopole du comptable.

Il est nécessaire d’insuffler la « culture cash » aux commerciaux. Une vente est réelle au règlement de la facture, pas à l’établissement de la facture.

Toutes les équipes en contact avec les clients doivent pouvoir les relancer verbalement. D’où l’importance de l’étape 2 afin d’avoir un listing à jour.

Les collaborateurs doivent éviter toutes négligences : devis non signé, chèque mal rempli lors du passage du commercial, ventes supplémentaires sans vérification des arriérés de paiement etc…

 Un processus d’encaissement clair des factures est un gage d’efficacité et de sérénité pour l’entreprise. Vos clients constatent aussi que la gestion de votre entreprise est sans faille. Ils respecteront donc votre process et le délai de paiement de chacun d’eux diminuera progressivement.

Bien déclarer ses risques pour éviter la ruine

1. Ce qui est obligatoire:

La compagnie d’assurance doit disposer des informations nécessaires pour connaître le risque qu’elle va garantir. En cas de fausse/mauvaise déclaration de l’assuré, celui-ci verra son indemnisation réduite, de sorte qu’il recevra une indemnité en proportion de la prime qu’il a payé.

Plus simplement, si l’assuré ne déclare pas de manière transparente son risque (Chiffre d’Affaires de la société, marge brute, valeur du contenu…), la compagnie d’assurance lui fera payer une prime qui ne correspond pas à la réalité du risque.

C’est souvent lors d’un sinistre, que la compagnie va s’apercevoir que l’assuré n’a pas effectué une déclaration transparente ou actualisée de ses risques. Par conséquent et sauf disposition contractuelle contraire, la compagnie constate un manque à gagner : si l’assuré avait déclaré l’ensemble de ses risques, alors sa prime aurait été plus élevée. Partant de ce constat, la compagnie considère que l’assuré a réalisé un gain en économisant sur les primes et qu’il ne peut bénéficier que d’une indemnisation à la hauteur des primes qu’il a réglée.

Juridiquement, la sanction applicable en cas de fausse déclaration portant sur le taux de prime est la réduction proportionnelle de l’indemnité prévue à l’article L113-9 du code des assurances. En cas de fausse déclaration de l’assiette de la prime, c’est la règle proportionnelle de capitaux envisagée par les dispositions de l’article L121-5 du même code.

2. A retenir:

Il est donc essentiel que l’assuré déclare exactement l’ampleur de ses risques. Il doit réactualiser régulièrement les données sur son entreprise auprès de son assureur: activités, chiffre d’affaires, marge brute… En cas de changement notable au sein de la société, l’assuré doit en informer l’assureur sans attendre.

Décennale : Intérêt de la garantie Dommage Intermédiaire

Après réception d’un ouvrage, il est possible que la responsabilité d’un constructeur soit engagée pendant un délai de 10 ans après constatation de certains dommages considérés comme intermédiaires.

Ces dommages sont ceux affectant la construction dans les 10 années qui suivent la réception mais qui ne compromettent ni sa solidité ni celle de ses éléments d’équipement indissociables et qui ne sont pas de nature à rendre l’ouvrage impropre à sa destination. Ce sont donc des désordres qui n’ont pas la gravité nécessaire pour être prises en charge au titre de la responsabilité décennale ou de la garantie biennale de bon fonctionnement des éléments d’équipement.

Conditions de mise en œuvre de ces dommages intermédiaires :

  • Les dommages affectant l’ouvrage neuf doivent être cachés à la réception.
  • La responsabilité perdure pendant dix ans après la réception.
  • La responsabilité est de nature contractuelle. Une faute à l’encontre des constructeurs doit donc être prouvée.
  • Elle ne peut concerner ni les dommages de nature décennale ni ceux concernant des éléments d’équipement dissociables.

Il s’agit d’une responsabilité civile contractuelle en application de l’article 1147 Code civil, qui peut être recherchée pendant 10 ans après la réception pour faute prouvée.

L’entrepreneur devra donc être attentif à ce que la garantie de ce type de responsabilité soit inscrite dans son contrat d’assurance.

 

Obligation d’affichage des prix pour les artisans

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Depuis le 1er Avril 2017, les artisans effectuant des interventions à domicile, doivent respecter de nouvelles obligations en matière d’affichage tarifaire.

Quels sont les professionnels concernés par cette obligation ?

Ce sont les professionnels du dépannage à domicile dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison qui sont soumis à cette obligation : plombier, électricien, maçon, serrurier, société de nettoyage, de canalisation etc.

Quelles informations doit-on publier sur internet ?

C’est un arrêté qui dresse la liste. Doivent être affichés les taux horaires de main d’œuvre en TTC, les prix TTC des différentes prestations forfaitaires, les unités pour décompter les prix (mètre linéaire, mètre carré). Il est obligatoire également de publier sur son site internet les frais de déplacements éventuels et le caractère « Payant » ou « Gratuit » des devis. Si le devis est payant il faut en préciser le coût.

En conclusion, l’ensemble des artisans effectuant des interventions à domicile dans le secteur du bâtiment, doivent se conformer à cette nouvelle obligation de publication tarifaire. Pour rappel, cette obligation légale est en vigueur depuis le 1er Avril 2017.

Garantie décennale : responsabilité personnelle en cas de non souscription

garantie decennale

 

La Cour de Cassation a confirmé qu’un dirigeant d’une société de construction, relevant du régime de l’assurance décennale obligatoire, qui omet de souscrire cette couverture, commet une faute constitutive d’une infraction pénale intentionnelle qui engage sa responsabilité personnelle.

Les faits : le gérant d’une SARL commercialise une piscine à un particulier. Des désordres surviennent postérieurement à la vente. Ces derniers sont réparés par le fabricant de la coque de la piscine, la société ayant vendue et posée la piscine étant en liquidation judiciaire.

Les clients particuliers, pour obtenir le paiement des travaux et des dommages et intérêts, vont assigner le gérant de la SARL qui a déposé le bilan. Ce dernier sera condamné en appel à payer certaines sommes au maître d’ouvrage au titre des dommages et intérêts et des travaux de reprise. Ce dernier ira en cassation et le pourvoi sera rejeté.

C’est une piqûre de rappel, qui démontre une fois de plus que la souscription d’un contrat responsabilité civile décennale est une obligation légale pour la société de construction.
Il est clair qu’en cas d’absence d’assurance décennale, ce sera l’entreprise de construction ou son dirigeant, si cette dernière a fait faillite, qui devra régler les dommages occasionnés.

Une méthode simple pour encaisser ses retenues de garanties

Retenue de garantie et BTP

La retenue de garantie, plafonnée à un maximum de 5%, est prélevée sur les acomptes versés par le client à l’entreprise. Cette retenue de garantie est destinée à couvrir les éventuelles réserves formulées lors de réception du chantier.

Cette retenue doit être restituée à l’entreprise dans le délai d’un an à compter du jour de la réception. La seule manière pour le client de conserver la retenue de garantie, est de s’opposer de manière motivée à la restitution de la retenue de garantie.

De nombreuses entreprises conservent la retenue de garantie au-delà du délai légal d’un an, sans former opposition à la restitution. C’est une manière d’augmenter indument la marge sur un marché.

L’entreprise se doit d’agir rapidement pour assurer le recouvrement de cette somme. A compter du délai d’un an, et si aucune opposition n’a été formée, l’entreprise doit envoyer un premier courrier de relance faisant état de l’exigibilité de la retenue de garantie.

Dans un second temps, la société peut envoyer une mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception venant inviter plus fermement l’entreprise à restituer cette somme. En dernier recours et si le montant le mérite, l’entreprise sera bien fondée à engager une procédure judiciaire à l’encontre de son client qui refuse de lui restituer cette retenue de garantie. Elle pourra aussi confier ce dossier à un cabinet de recouvrement.

 

L’opposition abusive à la restitution de la retenue.

 Il arrive bien fréquemment que des entreprises s’opposent par principe à la restitution de la retenue de garantie, simplement pour gagner du temps ou pour garder la somme.

L’article 2 de la loi du 16 Juillet 1971 précise : « L’opposition abusive entraîne la condamnation de l’opposant à des dommages et intérêts ». Il est donc clair que la loi prévoit des sanctions pour toutes les entreprises qui refuseraient de restituer la retenue de garantie sans arguments sérieux. Il sera donc essentiel de contester une éventuelle opposition qui ne paraîtrait pas solide.

En conclusion, les retenues de garanties doivent être traitées avec vigilance. Pour assurer une bonne gestion de ces restitutions, il sera essentiel de les réclamer dès leur exigibilité et de ne surtout pas attendre que les mois passent.

Focus : Assurance bris de machine

Assurance Bris de Machine Anhod

En règle générale, l’assurance bris de machine va concerner principalement les appareils électriques, les appareils mécaniques ainsi que les appareils sous-pression.

Cette assurance est indispensable et va couvrir des dommages pouvant être potentiellement très important.

L’assurance bris de machine va jouer en cas de panne, de dérèglement soudain ou accidentel qui vont entraîner des dommages immédiats et qui exigent une réparation ou un remplacement de la machine.
Les dommages qui peuvent être couverts :
– Maladresse, négligence
– Malveillance, vandalisme
– Chute, collision, introduction d’un corps étranger
– Défaillance d’un dispositif de protection
– Surchauffe de la machine, manque de liquide, risque électrique
– Vent, tempête, gel
– Déréglage des pièces, desserrage…

Pour une couverture optimale en assurance bris de machine, il conviendra d’étudier les risques et les faits pouvant générer des dommages.
Finalement la couverture optimale est le meilleur compromis entre la valeur du bien, les dommages garantis, les dommages non-garantis et la prime annuelle.
Des garanties optionnelles peuvent être ajoutées au contrat :
– Vol
– Incendie
– Dégâts au socle et au fondation des machines
– Les coûts supplémentaires des réparations des machines en dehors des heures normales de travail…

L’assurance bris de machine peut aussi être inclues dans l’assurance multirisques professionnelle de l’entreprise.

En pratique, l’assurance bris de machine sera très utile aux entreprises qui utilisent des outils de production. C’est une démarche essentielle pour assurer la pérennité de l’activité. Cette assurance bris de machine limitera les pertes financières résultant de la casse éventuelle d’un outil de production.

Quels frais pour les mauvais payeurs?

La loi et le Code du Commerce encadrent strictement les possibilités de réclamer des dommages et intérêts, des indemnités, et des frais à vos débiteurs professionnels.

En cas d’impayé, votre client est susceptible de régler plusieurs types de frais et pénalités.

 Indemnité légale de recouvrement

Cette indemnité légale, d’un montant forfaitaire de 40 euros par facture impayée, peut être réclamée dans le cadre d’une créance commerciale (entre deux entreprises), si cette indemnité figure au contrat, au devis, ou dans les conditions générales de vente

Le taux d’intérêt légal

Le taux d’intérêt légal est un taux utilisé pour calculer le montant des intérêts dus en cas de retard de paiement d’une somme d’argent.

Depuis 2015 le taux d’intérêt légal est désormais mis à jour une fois par semestre soit au 1er janvier et au 1er juillet de chaque année. Ces taux restent très bas puisqu’ils sont fonction de l’inflation. A titre d’exemple, entre deux créanciers professionnels, le taux applicable est de l’ordre de 0.9%.

Aussi, il conviendra de réclamer à votre débiteur un taux de pénalité supérieur au taux d’intérêt légal. À ce sujet le Code du Commerce oblige les entreprises à réclamer au minimum un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal. En pratique, il est recommandé de réclamer à vos débiteurs un taux d’intérêt égal au taux légal majoré de dix points.

 La clause pénale

Le retard mit par l’un des contractants à exécuter ses obligations, ici le paiement, entraine pour l’autre partie une perte et un manque à gagner. La réparation de ce dommage se résout par le paiement de dommages et intérêts ou d’une clause pénale.

Dans les conditions générales de vente, il est intéressant d’ajouter la clause pénale qui stipule l’attribution d’une somme d’argent, lorsqu’une partie n’a pas exécuté ses obligations et notamment le paiement.

Exemple : une société vend 5000 euros de marchandises. Une clause pénale prévoit une pénalité de 10% sur le montant de la marchandise vendu en cas d’impayé, dès lors le débiteur devra s’acquitter de 5500 euros.

Pour être opposable au débiteur, la clause pénale doit être contractuellement prévue au marché et le débiteur doit l’avoir accepté, par la signature des conditions générales de vente.

Complémentaire santé : Obligatoire ou non ?

Les contrats collectifs de frais de santé sont des contrats à caractère obligatoire. Aussi, l’intégralité des salariés doit souscrire au contrat collectif mis en place par l’entreprise.

Certaines dispenses temporaires ou permanentes sont possibles, sans remettre en cause le caractère obligatoire du régime.

 

Cas les plus fréquents :

 Salarié ayant déjà une mutuelle à titre individuel, avant la mise en place du contrat collectif

Dispense temporaire, jusqu’à l’échéance annuelle de son contrat individuel. Il doit le résilier pour souscrire au contrat collectif. Pour que la dispense ne soit pas remise en cause par l’administration, l’entreprise doit demander au salarié une lettre de demande de dispense ainsi qu’une attestation de couverture à titre individuel de sa mutuelle avec date d’échéance du contrat.

 Salarié qui bénéficie déjà d’une couverture collective, souvent en qualité d’ayants-droits (conjoint)

Dispense permanente sous réserve d’une justification annuelle. Le salarié doit fournir à l’entreprise une lettre de dispense d’adhésion au régime du salarié ainsi qu’une attestation annuelle de couverture.

 Salarié en CDD et apprentis pour contrat de moins de 12 mois

Dispense permanente. Le salarié doit fournir une lettre de demande de dispense à l’entreprise.

 Salarié en CDD et apprentis pour des contrats de plus de 12 mois

Dispense permanente, tant que dure la couverture individuelle. Lettre de demande de dispense à fournir à l’entreprise.

Astuces pour un constat amiable bien rempli

 

Le constat amiable introduit en France en 1960 est conçu pour être utilisé en cas d’accident entre deux véhicules. S’il y a plus de deux véhicules en cause, il convient de compléter autant de constats qu’il y a de collisions entre deux véhicules.

Chaque conducteur peut refuser de remplir un constat amiable ce qui aura pour conséquence, dans la pratique, de laisser les assureurs dans l’incertitude et cela les conduira fréquemment à retenir une responsabilité partagée à minima.

Astuces : Vous pouvez préremplir certaines parties du constat : Nom, adresse, n° de permis, n° du contrat d’assurance. En cas d’accident, vous n’aurez pas à rechercher ces renseignements dans le stress.

Astuces : Remplir les cases 12, 13, 14 avec grande précaution. Elles fixent les responsabilités

Il faudra être très attentif à la description des circonstances de l’accident, des dommages subit par chaque véhicule : date, heure, lieu de l’accident, témoins, dommages corporels, dommages matériels à des biens extérieurs, directions et marques des points de choc sur les véhicules, dégâts apparents et autres observations.

Astuces :  En cas de désaccord avec le tiers il vous est possible de ne pas signer le constat.

Astuces :  Attention au verso. Les informations du verso ne peuvent pas modifier les responsabilités. Seul le recto compte.

Dans la grande majorité des cas, les responsabilités sont irréversiblement avérées dès que le recto du constat est signé, même s’il n’est pas fidèle à la réalité. 

Assurance dommages-ouvrage, qu’est-ce que c’est ?

 

businessmen hold house model in hand

C’est une assurance obligatoire. Toute personne, physique ou morale, qui fait construire ou réaliser des travaux par une entreprise, doit souscrire une assurance dommages-ouvrage.

Cette assurance va permettre en cas de sinistre, de procéder au remboursement et à l’exécution de toutes les réparations faisant l’objet de la garantie décennale, sans attendre qu’intervienne une décision de justice.

C’est donc une véritable garantie pour l’assuré, puisqu’il est certain que les réparations seront entreprises dans des délais très courts. En cas de revente du bien, l’assurance dommages-ouvrage est omniprésente. Le notaire vérifiera la présence de cette assurance. Si elle n’existe pas, cette absence sera mentionnée, le prix de vente pourra être revu à la baisse.

 

Les risques couverts par l’assurance dommages-ouvrage :

  • Les malfaçons et les vices qui menacent la solidité de la construction
  • Les désordres qui remettent en cause la destination de l’ouvrage
  • Les dommages affectant la solidité des éléments de l’équipement indissociable à l’ouvrage : c’est-à-dire ceux dont la dépose, le remplacement, ne peut s’effectuer sans abîmer ou enlever une partie de l’ouvrage qui lui sert de support (exemple : le chauffage central)

Cette assurance doit être impérativement souscrite avant l’ouverture du chantier.

Cette assurance va garantir une indemnisation rapide dans un délai de dix ans qui suit la réception du chantier. A défaut d’assurances dommages-ouvrage, la personne qui a fait construire ou réaliser les travaux est personnellement responsable vis-à-vis du nouvel acquéreur.

La mise en demeure : forme et intérêts

La mise en demeure, est un préalable essentiel à toute démarche contentieuse. L’article 1344 du Code Civil précise :

« Le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »

La mise en demeure à envoyer à votre client mauvais payeur est indispensable avant toute procédure judiciaire.

Cette étape ne doit pas être négligée car elle conditionne le devenir de votre contentieux.

 

Sa forme doit répondre à un certain formalisme, et la traçabilité de la mise en demeure doit être incontestable.

Il sera essentiel que le courrier qui n’est que finalement qu’une relance, mentionne clairement et expressément la mention mise en demeure.

En règle générale, il sera nécessaire d’envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. En effet, cela donne une date certaine à votre demande.

Un recommandé obligera votre débiteur à répondre et s’il ne répond pas, vous pourrez alors saisir le tribunal. Même si ce n’est pas toujours le cas, un recommandé va faire courir le point de départ des intérêts légaux ainsi que des clauses contractuelles figurant dans les conditions générales de vente : clause pénale, clause de réserve de propriété, refus de livraison…

Prévenir l’incendie en quelques gestes

 

 

 

 

 

 

 

Les conséquences d’un incendie sont la plupart du temps dramatiques pour l’entreprise : fermeture de magasin, chômage technique des employés, perte de clients, perte du stock…

Une prévention efficace en matière d’incendie permettra de réduire sensiblement ce risque, et également de réaliser une économie significative sur votre prime d’assurance.

Le risque zéro n’existe pas, il est possible de prendre des mesures simples de prévention pour diminuer le risque d’incendie. Il faut aussi s’équiper pour pouvoir réagir rapidement en cas d’urgence.

Les principales mesures anti-incendie :

  • Vérifier que vos matériels et installations électriques soient conformes aux normes d’installations.
  • Faites vérifier régulièrement vos installations électriques. Idéalement, les installations électriques devraient être vérifiées annuellement afin de prévenir tout dysfonctionnement électrique ou mauvais serrage. (Analyse thermographique)
  • Les extincteurs doivent être vérifiés annuellement. Ces derniers doivent être placés selon les normes, au nombre suffisant. Les extincteurs doivent être placés à hauteur des mains avec un mode d’emploi bien en vue. Il est nécessaire d’afficher leurs spécificités.
  • Il faut établir et afficher un plan d’évacuation à chaque étage, des issues de secours accessibles et identifiables.
  • Il est important de former son personnel en prévoyant des exercices d’évacuation au moins une fois par an.
  • Il faut procéder au nettoyage régulier des éléments favorisant l’incendie : poussières, copeaux de bois…
  • Affichage du numéro d’appel des sapeurs-pompiers, l’adresse du centre de secours le plus proche, les dispositions immédiates à suivre en cas d’incendie.

Il est important de garder en mémoire que la formation du personnel est un élément essentiel à la chaîne de sécurité. Ils doivent être habitués au maniement des extincteurs et connaître les principes de base de la prévention. Il est nécessaire de sensibiliser les employés sur les bons réflexes et sur le comportement à adopter en cas de sinistres : la nécessité d’agir rapidement, avec calme et précision.

 

Pourquoi s’assurer en flotte Auto?

 

 

 

 

 

 

Deux choix possibles : contrat individuel ou contrat flotte

 Contrat individuel

Si l’entreprise est de petite taille et qu’elle doit assurer moins de cinq véhicules, le contrat individuel, c’est-à-dire le contrat qui assure un véhicule peut répondre aux besoins de l’entreprise. Ceci dit, ce type de contrat d’assurance est soumis au système de bonus-malus. Le tarif prendra en compte l’âge et les antécédents des conducteurs désignés. A chaque accident responsable, un malus de 25% s’appliquera sur la police sinistrée. Les contrats individuels peuvent se justifier si l’entreprise a une faible sinistralité. A partir de cinq véhicules il est plus avantageux de souscrire un contrat flotte. C’est aussi une solution qui offre une souplesse plus importante.

Contrat flotte

Le contrat flotte permettra de réduire le coût d’assurance en regroupant en un seul contrat l’assurance de tous les véhicules. Le contrat flotte couvrira des véhicules de différentes catégories : voitures, deux roues, utilitaires, engins de chantier…

Il existe de nombreux avantages au contrat flotte :

  • Simplification de la gestion du parc automobile
  • Une seule date d’échéance pour un seul contrat
  • Absence de bonus-malus
  • Possibilité de négociation annuelle pour faire évaluer son contrat

Il sera important de négocier ou renégocier régulièrement auprès de votre compagnie d’assurance les conditions tarifaires de votre contrat flotte. Avec une prévention efficace, vous pouvez réduire la sinistralité de votre flotte, et ainsi faire diminuer significativement votre prime annuelle.

Le courtier en assurance, au service du client et indépendant, est l’élément pivot qui vous permettra de réaliser des économies importantes par une négociation réussie.

Quel délai pour se faire payer?

La loi fixe-t-elle un délai de paiement maximal pour les factures ?

 Les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par l’article L441-6 du Code du Commerce.

Le délai maximal de paiement d’une facture ne doit pas dépasser :

  • 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture. Cependant, en cas de facture périodique, le délai convenu ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.
  • Ou, à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois, à compter de la date d’émission de la facture. Pour bénéficier du délai de 45 jours fin de mois, le vendeur doit inscrire ces modalités dans son contrat ou ses conditions générales de vente.

Enfin, la loi a rendu possible la conclusion d’accord dérogatoire. Ces accords, conclus entre l’Etat et un secteur ou une organisation professionnelle, fixent des délais de paiement différents. Ils s’appliquent aux biens et aux secteurs définis par l’accord. Il en existe actuellement une trentaine. Ce sont surtout des secteurs comme le transport de marchandises ou l’alimentaire et les denrées périssables.

Ces délais de paiement doivent être impérativement respectés. En effet en cas de manquement la loi prévoit une amende administrative dont le montant peut atteindre 75 000 €.