La mise en demeure : forme et intérêts

La mise en demeure, est un préalable essentiel à toute démarche contentieuse. L’article 1344 du Code Civil précise :

« Le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »

La mise en demeure à envoyer à votre client mauvais payeur est indispensable avant toute procédure judiciaire.

Cette étape ne doit pas être négligée car elle conditionne le devenir de votre contentieux.

 

Sa forme doit répondre à un certain formalisme, et la traçabilité de la mise en demeure doit être incontestable.

Il sera essentiel que le courrier qui n’est que finalement qu’une relance, mentionne clairement et expressément la mention mise en demeure.

En règle générale, il sera nécessaire d’envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. En effet, cela donne une date certaine à votre demande.

Un recommandé obligera votre débiteur à répondre et s’il ne répond pas, vous pourrez alors saisir le tribunal. Même si ce n’est pas toujours le cas, un recommandé va faire courir le point de départ des intérêts légaux ainsi que des clauses contractuelles figurant dans les conditions générales de vente : clause pénale, clause de réserve de propriété, refus de livraison…

Prévenir l’incendie en quelques gestes

 

 

 

 

 

 

 

Les conséquences d’un incendie sont la plupart du temps dramatiques pour l’entreprise : fermeture de magasin, chômage technique des employés, perte de clients, perte du stock…

Une prévention efficace en matière d’incendie permettra de réduire sensiblement ce risque, et également de réaliser une économie significative sur votre prime d’assurance.

Le risque zéro n’existe pas, il est possible de prendre des mesures simples de prévention pour diminuer le risque d’incendie. Il faut aussi s’équiper pour pouvoir réagir rapidement en cas d’urgence.

Les principales mesures anti-incendie :

  • Vérifier que vos matériels et installations électriques soient conformes aux normes d’installations.
  • Faites vérifier régulièrement vos installations électriques. Idéalement, les installations électriques devraient être vérifiées annuellement afin de prévenir tout dysfonctionnement électrique ou mauvais serrage. (Analyse thermographique)
  • Les extincteurs doivent être vérifiés annuellement. Ces derniers doivent être placés selon les normes, au nombre suffisant. Les extincteurs doivent être placés à hauteur des mains avec un mode d’emploi bien en vue. Il est nécessaire d’afficher leurs spécificités.
  • Il faut établir et afficher un plan d’évacuation à chaque étage, des issues de secours accessibles et identifiables.
  • Il est important de former son personnel en prévoyant des exercices d’évacuation au moins une fois par an.
  • Il faut procéder au nettoyage régulier des éléments favorisant l’incendie : poussières, copeaux de bois…
  • Affichage du numéro d’appel des sapeurs-pompiers, l’adresse du centre de secours le plus proche, les dispositions immédiates à suivre en cas d’incendie.

Il est important de garder en mémoire que la formation du personnel est un élément essentiel à la chaîne de sécurité. Ils doivent être habitués au maniement des extincteurs et connaître les principes de base de la prévention. Il est nécessaire de sensibiliser les employés sur les bons réflexes et sur le comportement à adopter en cas de sinistres : la nécessité d’agir rapidement, avec calme et précision.

 

Pourquoi s’assurer en flotte Auto?

 

 

 

 

 

 

Deux choix possibles : contrat individuel ou contrat flotte

 Contrat individuel

Si l’entreprise est de petite taille et qu’elle doit assurer moins de cinq véhicules, le contrat individuel, c’est-à-dire le contrat qui assure un véhicule peut répondre aux besoins de l’entreprise. Ceci dit, ce type de contrat d’assurance est soumis au système de bonus-malus. Le tarif prendra en compte l’âge et les antécédents des conducteurs désignés. A chaque accident responsable, un malus de 25% s’appliquera sur la police sinistrée. Les contrats individuels peuvent se justifier si l’entreprise a une faible sinistralité. A partir de cinq véhicules il est plus avantageux de souscrire un contrat flotte. C’est aussi une solution qui offre une souplesse plus importante.

Contrat flotte

Le contrat flotte permettra de réduire le coût d’assurance en regroupant en un seul contrat l’assurance de tous les véhicules. Le contrat flotte couvrira des véhicules de différentes catégories : voitures, deux roues, utilitaires, engins de chantier…

Il existe de nombreux avantages au contrat flotte :

  • Simplification de la gestion du parc automobile
  • Une seule date d’échéance pour un seul contrat
  • Absence de bonus-malus
  • Possibilité de négociation annuelle pour faire évaluer son contrat

Il sera important de négocier ou renégocier régulièrement auprès de votre compagnie d’assurance les conditions tarifaires de votre contrat flotte. Avec une prévention efficace, vous pouvez réduire la sinistralité de votre flotte, et ainsi faire diminuer significativement votre prime annuelle.

Le courtier en assurance, au service du client et indépendant, est l’élément pivot qui vous permettra de réaliser des économies importantes par une négociation réussie.

Quel délai pour se faire payer?

La loi fixe-t-elle un délai de paiement maximal pour les factures ?

 Les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par l’article L441-6 du Code du Commerce.

Le délai maximal de paiement d’une facture ne doit pas dépasser :

  • 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture. Cependant, en cas de facture périodique, le délai convenu ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.
  • Ou, à titre dérogatoire, 45 jours fin de mois, à compter de la date d’émission de la facture. Pour bénéficier du délai de 45 jours fin de mois, le vendeur doit inscrire ces modalités dans son contrat ou ses conditions générales de vente.

Enfin, la loi a rendu possible la conclusion d’accord dérogatoire. Ces accords, conclus entre l’Etat et un secteur ou une organisation professionnelle, fixent des délais de paiement différents. Ils s’appliquent aux biens et aux secteurs définis par l’accord. Il en existe actuellement une trentaine. Ce sont surtout des secteurs comme le transport de marchandises ou l’alimentaire et les denrées périssables.

Ces délais de paiement doivent être impérativement respectés. En effet en cas de manquement la loi prévoit une amende administrative dont le montant peut atteindre 75 000 €.

Le profil des mauvais payeurs

Les négligents : c’est le débiteur débordé. Il ne refuse pas de régler mais ne retrouve pas la facture. Il est brouillon mais de bonne foi. C’est le client retardataire le plus courant.

Un simple envoi de duplicata et un suivi rapproché permettra de résoudre rapidement le problème.

Les récalcitrants : c’est le débiteur par nécessité, quelques soucis de trésorerie, aucunes contestations, mais toujours de bonnes excuses. Il décale le paiement car lui-même n’est pas payé ou que son activité n’est pas satisfaisante. Le récalcitrant ne règle pas en connaissance de cause: Il est de mauvaise foi et se sert de vous comme banque!

Seules des relances très rapprochées et par téléphone pourront le faire régler. Si vous vous en occupez, il finira par payer.

Les cas difficiles : c’est le débiteur de grande mauvaise foi. Il conteste sans arguments, il est agressif, il filtre les appels, il ne répond à aucun courrier. Il sait que finalement, il a 80% de chance pour que vous classiez l’affaire. Il attend que vous soyez lassé.

Seul un recouvrement externalisé permettra de débloquer la situation.

Les professionnels : ce sont de véritables escrocs. Ils connaissent parfaitement la loi et le comportement humain. Ils ont de gros encours et ils disparaissent dans la nature après avoir gagné votre confiance… Ils n’ont jamais signé aucun document contractuel, pas de devis, pas de bons de livraison. Ce sont souvent des sociétés récentes, qui n’ont pas d’argent sur leurs comptes, et aucun actif à leur nom. Ils font un coup et ils disparaissent.

Ce sont des pros, vous n’avez aucune chance ! Pour les éviter, la prévention est le meilleur outil : évaluer la solvabilité de vos clients:

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Responsabilité Civile des Mandataires Sociaux

Dans le cadre de son activité le dirigeant de l’entreprise peut être mis en cause personnellement et ainsi exposer son patrimoine privé.

En cas de recherche de sa responsabilité personnelle, le dirigeant ne peut faire intervenir ni son assurance responsabilité civile familiale ni l’assurance responsabilité civile de son entreprise. De plus, en France, les sociétés ne sont pas autorisées à indemniser leurs dirigeants poursuivis ou mis en cause, sans courir le risque d’abus de bien social.

Ainsi, aucune forme juridique de société ne peut protéger le chef d’entreprise. C’est bien sa responsabilité personnelle (civile et pénale) qui peut être recherchée, et il est alors, dans ce cas, redevable sur ses biens propres.

L’assurance responsabilité civile des mandataires sociaux couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité personnelle des dirigeants.

Peuvent être pris en charge :

  • Les frais de défense devant toutes juridictions
  • Les dommages et intérêts alloués par un tribunal en réparation d’un préjudice
  • La garantie « faute de gestion », qui est très utile en cas d’action en comblement de passif
  • La garantie réclamation liée à l’emploi : en cas de licenciement abusif, irrégulier, harcèlement, discrimination…
  • La garantie atteinte à la réputation qui prendra en charge les frais de réhabilitation

La garantie se déclenche par la notification à l’assureur d’une réclamation ou d’une circonstance susceptible de donner lieu à une réclamation.

 Bien sûr, la garantie des dirigeants ne porte que sur les conséquences de leur négligence ou de leur imprudence, mais non sur des faits intentionnels.

Une souscription fiscalement attractive : le contrat est souscrit par l’entreprise pour le compte et aux bénéfices de ses dirigeants. La prime est payée par l’entreprise, elle est déductible fiscalement pour l’entreprise. L’indemnité d’assurance, n’a pas le caractère de revenu imposable pour le dirigeant.

3 documents pour éviter l’impayé

Une vente n’est vraiment finalisée que lorsque le client a réglé sa facture. Le cycle d’une vente est encadré par des documents contractuels qui permettent de limiter les risques de chacune des parties.

Trois documents vont permettre de sécuriser vos ventes : En cas d’impayés, vous aurez les éléments nécessaires pour poursuivre votre débiteur et le “forcer” à payer.

1. Le devis
Le devis est le premier document contractuel. Un devis est un engagement de votre part à fournir la marchandise ou la prestation à un prix défini et selon des modalités précises (durée, règlement…).
Un devis signé, c’est l’engagement de votre client à acheter la marchandise/prestation aux modalités convenues dans ce devis.
Un devis signé engage les deux parties qui doivent satisfaire à leur obligation.

Sans devis, impossible de réclamer à votre client une quelconque somme. Il mettra en avant le fait qu’il n’a jamais rien signé et que par conséquent il ne vous doit rien. Et il aura juridiquement raison!

Pour poursuivre votre client mauvais payeur, vous devez prouver qu’il était d’accord pour acheter la marchandise au prix donné: C’est l’accord sur le prix et sur la chose. Un accord sur la chose seule n’est pas suffisant (exemple d’un mail indiquant que le client est d’accord pour acheter une marchandise, sans mention du prix dans le mail)

Ceci est un point fondamental. Sans devis signé il sera très difficile, le plus souvent impossible (surtout en matière de construction) de faire valoir vos droits.

2. La preuve de la prestation ou de la livraison de la marchandise

Pour forcer votre client à payer il faut avoir un devis signé de sa part mais il faut aussi être en mesure de démontrer que vous avez fait correctement votre travail.
Pour la vente de marchandises, ce sera le bon de livraison ou le bon d’enlèvement signé par le client.

Pour la prestation de services, ce sera la copie d’une étude/rapport, un PV de recettes etc…

Sans preuve de l’exécution de vos obligations contractuelles, une simple contestation de votre client (marchandises en mauvais état, marchandises non livrées, prestations non finalisées…) pourra bloquer votre dossier.

3.La facture 

C’est finalement le document le moins important de la chaîne commerciale. En effet, la facture est émise par vous-même. Elle ne signifie pas que votre client acceptera de payer. Elle ne signifie pas non plus que vous avez exécuté toutes vos obligations contractuelles.

Souvent, nos clients nous disent : “J’ai une facture, alors il doit payer. C’est un justificatif”. Faux.
Je leur répond : “Moi aussi, je peux vous envoyer une facture de 10.000€ alors que je ne vous connais pas, et vous verrez que vous n’allez pas la payer”.

Il est interdit de réaliser de fausse facture, mais certaines entreprises ont tendance à facturer des postes supplémentaires non prévus au devis. Si la facture diffère du devis accepté, il faut se référer à ce dernier uniquement et pas à la facture.

Avec un devis signé du client, une preuve d’exécution de vos obligations contractuelles et une facture, vous pouvez sereinement vous défendre en cas d’impayés. Devant un tribunal, vous aurez toutes vos chances d’obtenir un jugement en votre faveur.

 

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1 Consulter les sites gratuits

Plusieurs sites gratuits vont vous permettre de mieux connaître votre client. Avec simplement le nom de l'entreprise ou le SIRET, vous pouvez consulter: www.societe.com (informations générales), www.infogreffe.fr (état de l'endettement), www.bodacc.fr (liste des annonces légales: procédure collective, changement de dirigeant etc...)

Nous vous conseillons d'utiliser prioritairement le site societe.com qui met à disposition des informations clés sur vos clients.

Quelles données utiliser?

 

Les principales données qui vous permettront de connaître votre débiteur:

  • Date de création de la société : Plus la société est jeune, plus le risque d'impayé est grand. Passé les trois premières années, votre risque diminue fortement.
  • La société ne doit pas être en procédure collective : Extrême prudence si votre client est en procédure de sauvegarde ou en redressement judiciaire. L'encours doit être suivi de très près avec des risques d'impayés importants.
  • Les éléments financiers: Les bilans de nombreuses sociétés sont disponibles sur les sites Internet énoncés ci-dessus. Une société saine, doit avoir des capitaux propres positifs, un endettement raisonnable. Vérifier par exemple que le montant de votre facture ne représente pas une part importante du chiffre d'affaires du client. Nous avons déjà rencontré des clients dont l'impayé représentait plus de 50% du chiffre d'affaires de leur client...
  • Déménagement récurrent: Attention aux entreprises qui déménagement leur siège social trop souvent. C'est souvent un signe inquiétant car le dirigeant peut tenter de brouiller les pistes et notamment le fisc, en changeant d'adresse et donc de centre des impôts...
  • Vérifier l'historique du dirigeant : Même si le droit à l'échec est intouchable, vous pouvez vérifier que le dirigeant n'a pas une société déjà en liquidation judiciaire. C'est une pratique courante: Une entreprise est créée, elle ne paie pas ses dettes et se place en liquidation judiciaire. Le dirigeant créée immédiatement une nouvelle société etc.... 

Que faire si un élément vous déplaît ?

Discuter avec le dirigeant. C'est la meilleure solution. L'entreprise a été créée depuis 1 an et son dirigeant affirme qu'il est dans le métier depuis 10 ans? Dites-lui simplement que sa société est nouvellement lancée et que vous êtes de petite taille et que vous ne pouvez pas prendre de risques, tout comme lui. 

A la première hésitation, privilégiez des solutions simples:

  • Paiement à la commande
  • Acompte important avant la livraison
  • Paiement par chèque ou par traite

Dans tous les cas, vous devez toujours avoir un dossier béton: devis signés, bons de livraison signés, factures etc...

Le bâtiment, 1er des entreprises artisanales

Un secteur clé,  incontournable, qu’il faut protéger…

Selon le classement des entreprises artisanales de la CCI, le nombre d’entreprises dans le secteur du bâtiment en 2015 s’est élevé à 11.508 pour 14.925 salariés.

C’est de loin, le premier secteur, devant le tourisme qui rassemble 8.991 entreprises pour 12.730 salariés.

Le secteur de la construction est reparti à la hausse en 2016 et la région toulousaine n’est pas en reste. Avec une croissance démographique de près de 15.000 nouveaux habitants chaque année selon l’INSEE, la région est l’une des plus dynamiques de France.

En conséquence, les ventes de logements neufs ont fortement augmenté dans l’aire urbaine: +29% au 2ème trimestre 2016 selon la fédération des promoteurs immobiliers de Toulouse.

Le secteur du bâtiment est de nouveau en croissance et quand le bâtiment va…

L’expertise amiable, quelle utilité?

Un moyen  de conciliation

Lorsque les discussions sont difficiles avec les parties, le dossier est bloqué. Chaque partie va rester retranchée derrière ses arguments qui, malheureusement, ne sont que rarement techniques.

L’expertise amiable va souvent permettre de débloquer une situation pour favoriser la médiation au tout judiciaire. C’est un tiers sachant, qui doit donner un éclairage technique objectif, utile aux deux parties.

Les points clés pour une expertise amiable efficace

  • Choisir un expert avec l’accord des parties et ne pas imposer le vôtre
  • Définir précisément sa mission. L’expert doit effectuer des investigations sur une mission définie et acceptée par les parties. Il faut donc le prévoir en amont pour éviter à tout prix que l’expert ne se disperse et rajouter des constatations venant aggraver votre relation avec votre client.
  • Convoquer toutes les parties, surtout le maître de l’ouvrage et les entreprises dont la responsabilité pourrait être mise en cause. Pour que l’expertise revêt un caractère contradictoire, l’ensemble des parties liées directement ou indirectement au litige doit être dûment convoqué par LRAR.

Pour qu’elle soit amiable, l’expertise doit être diligentée par les deux parties. Elle doit donner lieu à des discussions et des échanges, elle doit être contradictoire.
Cette procédure permet souvent d’éviter une procédure judiciaire avec expertise judiciaire. Et même si une procédure est engagée, votre rapport d’expertise amiable sera versée aux débats et vous apportera un avantage considérable.

Arrhes ou Acomptes ? Une vrai différence

L’acompte:  est un premier versement à valoir sur un achat, impliquant un engagement ferme des deux parties. C’est donc l’obligation d’acheter d’une part et celle de fournir la marchandise ou le service, d’autre part. Il n’existe aucune possibilité de dédit et en cas de rétractation le client peut être condamné à verser des dommages et intérêts. De même, le fournisseur ne  peut pas non plus se rétracter, même en remboursant l’acompte. Il peut également être con-traint à verser des dommages et intérêts.

 

Les arrhes : Les arrhes sont perdues si le client annule sa commande ou se désiste.

Mais il ne peut pas être contraint à l’exécution du contrat. Si le fournisseur ne livre pas ou n’exécute pas la prestation sur laquelle il s’est engagé, il peut être condamné à rembourser au consommateur le double des arrhes versées.

Urbanisme : recours obligatoire à l’architecte

Dès le 1er mai 2017, un projet architectural, paysager et environnemental devra être réalisé par un architecte pour toute demande de permis d’aménager un lotissement dont la superficie de terrain dépasse 2500m².

C’est la conséquence de la loi relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine. Le recours à l’architecte par le lotisseur deviendra alors presque systématique.

Source : Décret n° 2017-252 du 27 février 2017 relatif à l’établissement du projet architectural, paysager et environnemental d’un lotissement 

 

Le risque cyber, à prendre au sérieux

Le risque numérique : c’est quoi?

Intrusion, blocage du système avec demande de rançon, atteinte à votre réputation sur Internet (très courant), piratage, logiciels espions, absence de sauvegardes, erreur humaine, site internet indisponible, vol de données sont les principales formes des actes malveillants. Le risque numérique affecte votre système informatique et vos données, nécessaires à l’activité de l’entreprise.

Selon PwC, en 2015, les incidents de cybersécurité ont augmenté de 51% et ont touché à 77% des PME.

 

Les conséquence sur l’entreprise

Les coûts liés à ces actes malveillants peuvent être considérables : Responsabilité vis-à-vis des tiers, perte de confiance des client, interruption de l’activité, perte de chiffre d’affaires, coûts d’expertise informatique, frais de reconstitution des données, frais de notification etc…

En mai 2018, la réglementation européenne obligera les entreprises à informer les autorités administratives et les personnes physiques (clients) en cas d’actes malveillants. Ce coût pourra être significatif.

 

Alors, que faire?

Se prémunir contre les conséquences des risques numériques. Des contrats d’assurances spécifiques ont été fabriqués pour cela.

Des garanties Dommages et Pertes qui couvrent les incidents numériques que vous subissez et leurs conséquences sur votre activité. (ex: frais de reconstitution des données, frais de notification aux clients, frais en cas d’atteinte à la réputation de l’entreprise sur Internet, perte d’exploitation …)

Des garanties Responsabilité Civile qui apporte une sécurité supplémentaire si ces incidents impactent vos clients, vos fournisseurs ou d’autres tiers. (ex: atteinte aux données des tiers, enquête réglementaire etc…)

Nous vous accompagnons dans cette démarche en vous proposant des produits adaptés pour vous protéger contre ces risques.

Procédure à suivre en cas de chèque impayé

Une procédure rapide et peu coûteuse

L’émission d’un chèque sans provision est interdit par la loi. Les conséquences sont importantes pour le débiteur qui risque une interdiction bancaire.

De plus, lorsqu’un chèque émis est sans provision, une procédure simple peut être mis en place pour transformer ce chèque en titre exécutoire qui vous permettra de pratiquer différentes saisies (compte bancaire, rémunération, véhicules etc…).

En effet, le débiteur ne peut plus contester le règlement de la créance qu’il a de facto accepté en signant le chèque. Dès lors, il n’est plus nécessaire d’assigner votre débiteur en justice pour obtenir un titre exécutoire. C’est une économie de temps et d’argent.

Pour obtenir ce titre exécutoire, il suffira de remettre une deuxième fois le chèque à l’encaissement. La banque vous délivrera un certificat de non paiement qu’il faudra faire signifier par un huissier. A défaut de régularisation par le débiteur, l’huissier émettra un titre exécutoire grâce au certificat de non paiement. Ce titre devra être signifié au débiteur. Sans régularisation, il sera possible d’effectuer tous types de saisies.

Rapide (1-1.5 mois), peu coûteux (env.300€) cette procédure de la dernière chance doit être appliquée dans les entreprises pour maximiser les chances de recouvrement.